„Ansprechpartnerin für Brautleute und Pläne aller Art“
In unserer neuen Reihe "Auf ein Wort" stellen wir engagierte Menschen, ihre Aufgaben und Projekte vor. Die Stellenausschreibung für eine Pfarrsekretärin/einen Pfarrsekretär in dieser Ausgabe beschreibt detailliert den Aufgabenbereich und die Anforderungen dieses Berufsbildes. Da lag es nahe, die Mitarbeiterinnen unseres zentralen Pfarrbüros vorzustellen, die diese Aufgabe seit Jahren für uns übernehmen. Wir beginnen mit Petra Tönnes, verheiratet, Mutter von zwei erwachsenen Kindern, Sohn und Tochter, und wohnhaft in Derichsweiler.
Wie lange sind Sie schon als Pfarrsekretärin für die Kirche tätig und wie sind Sie zu dieser Stelle gekommen?
Seit Oktober 2010, eigentlich war das Zufall. Auf dem Pfarrfest in Derichsweiler hat der damals stellverstretende Vorsitzende des Kirchenvorstandes, Herr Caspers, mich angesprochen. Die langjährige Pfarrsekretärin in Derichsweiler, Frau Schippers, war erkrankt und wurde bereits seit längerem vertreten. Ob das nichts für mich wäre, also zunächst mal als Aushilfe im Pfarrbüro für eine „Zeit x“?
Ja, das war der Startschuss für einen Sprung ins kalte Wasser.
Was zunächst nur als Krankheitsvertretung gedacht war, wandelte sich nach und nach in eine feste Stelle, da war ich dann mitten drin. Meine Ausbildung als Steuerfachgehilfin kam mir natürlich bei der Bewältigung der Verwaltungsaufgaben sehr zugute.
Die Liste der Aufgaben in der Stellenbeschreibung ist ja vielfältig, was genau ist ihr Bereich innerhalb der internen Aufteilung?
Mein Bereich ist zum Beispiel die Planung der Gottesdienste, das wird unterstützt durch eine zentrale Computersoftware. Am Computer werden alle Gottesdiensttermine eingepflegt, dann wird eine Monatsübersicht erstellt, die in der Dienstbesprechung der Priester als Vorlage zur Verteilung der Dienste benötigt wird. In dieser Vorlage stehen alle standardmäßigen Gottesdienste plus die Gottesdienste, die uns gemeldet werden, wie Maifeste, Schützenmessen, Hochzeiten, pfarrbezogene Anbetungen und so weiter. Teilweise habe ich auch schon die Priester vorgeplant, soweit es feststehende Absprachen gibt. Das Ergebnis der Dienstbespechung wird dann eingetragen und letztendlich ergeben sich daraus die einzelnen Dienstpläne der Priester, des Diakons, der Kirchenmusiker, der Küsterinnen, bzw. aller beteiligten Mitarbeiter. Diese werden komplettiert, gedruckt und von mir über die entsprechenden Verteiler weitergeleitet. Manchmal wird die Zeit dabei recht knapp. Die Gottesdienstordnung für den Pfarrbrief muss schon früh, Mitte des Vormonates, ans Pfarrbriefteam gesendet werden, obwohl unter Umständen noch Termine oder Terminänderungen nicht endgültig geklärt werden konnten.
Für Brautleute bin auch die Ansprechpartnerin, alle Anfragen zu Hochzeiten kommen vorrangig bei mir an und ich versuche dann, entsprechend zu beraten und zu koordinieren.
Ein weiteres Aufgabenfeld sind Verwaltungsaufgaben, als Unterstützung und Assistenz für Herrn Esser.
Wie sieht denn ein typischer Arbeitstag im Pfarrbüro aus?
Meistens beginnt mein Tag mit dem Lesen der eingegangenen Emails. Darauf baut sich eigentlich das Tageswerk auf, da die Nachrichten das gesamte Spektrum meines Aufgabenbereiches abdecken, von Hochzeitsanfragen über Gottesdienstplanung bis hin zu Verwaltungsaufgaben. Bestimmte Sachen haben ihre festen Zeiten, aber eine strikte Trennung zwischen den Verwaltungsaufgaben und den eben genannten Bereichen ist oftmals nicht möglich.
Sie haben mehrfach den Begriff „Verwaltungsaufgaben“ erwähnt, können Sie diesen etwas detaillierter beschreiben.
Das sind Aufgaben, die ich im Auftrag oder zur Unterstützung des Geschäftsführers unseres Kirchengemeindeverbandes, Herrn Esser, übernehme. Dazu zählen zum Beispiel Versicherungsangelegenheiten. Ich melde Schadensfälle, kümmere mich um die Dokumentation des Schadens, sorge dafür, dass alle Leute, die an der Abwicklung und Behebung des Schadens beteiligt sind, benachrichtigt werden. Ein weiteres Feld sind die Aufgaben, die im Zusammenhang mit den Mietobjekten anfallen, wie Nebenkostenabrechungnen oder sonstige Arbeiten, die mir von Herrn Esser übertragen werden.
Für das kirchliche Meldewesen habe ich zu Beginn meiner Tätigkeit eine eigene Schulung beim Bistum gemacht. Wer wann und wo getauft wurde, die Erstkommunion und Firmung empfangen hat, geheiratet hat, verstorben ist oder aus der Kirche ausgetreten ist, das wird alles zentral über eine Software des Bistums Aachen erfasst und gespeichert. Daneben werden hier noch quasi in doppelter Buchführung die Kirchenbücher aller Pfarreien der GdG geführt.
Was ist denn nach einem anstrengenden Arbeitstag ihr Ausgleich, welche Hobbies pflegen Sie?
Auf jeden Fall das Lesen, das war schon immer mein Hobby, schon von Kind an. Ich werde nie den Ausspruch meiner Mutter vergessen: „Wenn sie jetzt nicht ein Buch bekommt, dann geben wir ihr das Telefonbuch, das liest sie auch noch, Hauptsache, sie hat was zum Lesen in der Hand!“ Wenn ich Zeit und Lust habe gehe ich gerne walken und im Urlaub wird viel gewandert.
Gibt es denn eine Lieblingslektüre?
Am liebsten lese ich Krimis oder historische Romane. Nicht so mein Ding sind Liebesromane oder „so’n süßlichen Kram“ oder „Verkitschtes“. Immer wieder gerne, sogar mehrfach seit ihrem Erscheinen, habe ich die Harry-Potter-Bände gelesen. Die nehme ich mir immer mal zum Entspannen, schlag sie irgendwo auf, lese, und da ich sie schon so oft gelesen habe, bin ich direkt wieder in den Geschichten drin.
Gibt es eine Person, die Sie gerne einmal treffen würden?
(direkte Antwort) Frank Walter Steinmeier. Ich weiß nicht genau warum oder kann es erklären, aber er fiel mir spontan ein. Immer, wenn ich ihn im Fernsehn gesehen habe bei seinen Auftritten, in Interviews oder bei seinen Ansprachen, fand ich ihn sehr sympatisch und angenehm. Er hat was zu sagen, ich kann ihm gut zuhören. Daher fände ich es wirklich interessant, bei einem persönlichen Treffen mal zu sehen, ob dieser Eindruck zutrifft.
Liebe Frau Tönnes, vielen Dank für dieses Gespräch und weiterhin viel Freude bei ihrer Tätigkeit für unsere GdG St. Franziskus.
(Das Interview führte Gerd Funk)